導入事例
【導入事例】長良川温泉十八楼 様
長良川に面する十八楼は1860年、前身である山本屋から十八楼へ屋号を改め創業した。松尾芭蕉が岐阜に滞在した際、金華山や長良川の自然や鵜飼を行う情景を「十八楼の記」に記したことが屋号の成り立ちとなっている。毎年５～10月は宿から直結した船着き場を通り、伝統漁法「鵜飼」を遊覧船で観覧できる。
所在地：岐阜県 長良川温泉
部屋数：96室
公式サイト：https://www.18rou.com/
導入した製品
・支配人くんNEXT パーソナルレート版
・サイトコントローラー連携オプション
・CTI
・N-OES
・N-Tools（調理・予約ビュー・清掃・タブレットチェックイン―布団敷き管理）
※布団敷き管理機能はタブレットチェックイン機能内の一部となります。
・N-速度分析
支配人くんNEXT導入前の課題①
各部署への手配帳票作成に時間がかかる
旧ホテルシステムで印刷している帳票には各部署への手配情報も含まれていたが、過不足もありフロントスタッフが手配帳票の再作成を行っていた。また共通する情報があるにも関わらず一元化できない帳票として、『清掃スタッフ向け帳票』『布団敷き管理帳票』『菓子入れ帳票』などが挙げられた。日々手配帳票作成に大幅に時間を費やしており、各帳票の印刷コストも肥大していた。
支配人くんNEXT導入後 帳票作成時間を削減・時間の有効活用が実現できた
N-Tools導入により、日々作成していた各部署への手配帳票を廃止した。N-Toolsは支配人くんNEXTの最新情報がリアルタイムで反映される為、帳票を利用していた際の変更時の書き込みが不要になった。また、N-Tools清掃管理では事前に必要な清掃対応や備品の登録が出来るため、今まで帳票作成に費やしていた時間を確認の時間に充てられるようになり、時間の有効活用化が実現できた。
関連オプション
・N-Tools(清掃管理)
・N-Tools(タブレットチェックイン)
∟(布団敷管理)
N-Tools清掃管理画面(上：管理画面 下：清掃係画面)
支配人くんNEXT導入前の課題②
チェックアウト時間の清掃連絡の遅延
チェックアウト後の清掃依頼は電話で行っていた。しかし利用者が集中するチェックアウト時間に都度連絡することは難しく、清掃スタッフへの連絡が遅れるトラブルもあり円滑に進まないことが多かった。さらに清掃終了後の菓子入れ業務は、清掃済であるかを菓子入れ担当スタッフが確認しなければならずスタッフ間の情報共有に課題があった。
支配人くんNEXT導入後②
フロント・清掃スタッフの情報共有がスムーズになった
フロントスタッフが支配人くんNEXTでチェックアウト処理を行うとN-Toolsのインアウト情報が更新されるため、清掃スタッフはスマートフォンやタブレットで状況や依頼事項の確認が可能となった。それによりフロントスタッフから清掃スタッフへの電話連絡の頻度を減らすことができた。また、清掃スタッフ・菓子入れスタッフ間の情報共有もスムーズになり、課題の解消に繋がった。
関連オプション
・N-Tools(清掃管理)
※チェックイン・アウト状況・清掃状況をリアルタイムで共有
※接客・清掃業務用タブレット保管状況
※接客・清掃業務用スマートフォン保管状況
支配人くんNEXT導入前の課題③
調理場への食事手配が煩雑となっている
支配人くんNEXT導入前は食事数をホワイトボードに記載する運用をしていた。1日4回書き換えをしており、書き換えの際にはフロントスタッフから調理場スタッフへ声掛けが必要であったため、情報伝達に神経を尖らせていた。
また、直近10日程度の食数表を印刷して食材手配をしており、新規予約やキャンセルが発生するたびに再度印刷をしていた。
支配人くんNEXT導入後③
1日4回していた料理情報の書き換えが不要になった
ホワイトボードは廃止し、大型モニター3台にN-Tools(調理)の情報を表示する運用になった。1日4回していた情報の書き換えをせずに済むようになり、利用当日の急な予約や変更のみ調理場スタッフへ声掛けをして伝達ミスを防いでいる。
今まで10日分印刷していた食数表はN-Tools画面上で期間料理集計を確認する運用に変わり、メモが必要な最低限の紙媒体のみ残してペーパーレス化を実現した。
関連オプション
・N-Tools(調理)
※調理場内設置モニター
※N-Tools調理 週間料理予定画面
※N-Tools調理 単日料理集計画面
※タブレットを確認しながら部屋食準備を行う様子
支配人くんNEXT導入前の課題④
ファーストオーダーの情報共有
チェックインの際、利用者に夕食開始時のドリンクを伺っていたが、その内容をどのように食事会場に伝達するか課題を抱えていた。
支配人くんNEXT導入後④ 連絡の行き違い・オーダーの伝達がスムーズに行えるようになった
N-OESアプリでスマートフォンからオーダーの登録をする運用に変更した。各食事場所にオーダー依頼のレシートが印刷されるようになり、連絡の行き違いやオーダー変更の伝達が正確かつ円滑にできるようになった。
関連オプション
・N-OES
※オーダー伝票
支配人くんNEXT導入前の課題⑤
夕食終了後の伝票締め作業
食事会場が複数あり、フロントと離れている食事会場も存在している。伝票はスタッフがフロントまで移動して手渡しをしていたため、締め作業の開始が遅れたり、登録に時間が掛かったりしていた。特に宴席など日帰り利用の際は明細発行に時間が掛かりお客様をお待たせすることもあった。
支配人くんNEXT導入後⑤ 移動や伝票入力などの時間のロスが無くなった
N-OES導入によってスタッフが会場から移動せずに飲料データを支配人くんNEXTに送信可能になった。スタッフの移動や伝票入力業務など時間のロスが無くなり、精算内容の確認に集中できるようになった。宴席においても利用者を待たせることなく精算ができるようになった。
関連オプション
・N-OES
支配人くんNEXT導入前の課題⑥
電話応対による予約受付業務
お電話による予約受付時、利用者が初めての利用かリピーターであるかの判別がすぐにできず確認に時間を要していた。
支配人くんNEXT導入後⑥ 問い合わせ対応が円滑になった
CTI機能導入で、利用者の照会ができるようになり即座に利用者情報や予約情報が確認できるようになった。利用者情報だけではなく予約内容も参照できるため問い合わせ対応が円滑になった。
関連オプション
・CTI
ご施設様からのコメント
夕食開始時のドリンクをお聞きした後、各食事会場に設置したプリンターで伝達できるようになりました。また、ご注文時に水割り・ロックといった割り方を聞き忘れることがなくなりました。オーダーを受けたスタッフへの確認がスムーズになりました。サイトコントローラー連携ではポイント・クーポン・事前決済取り込みの自動化で入力ミスなども防ぐことができて助かっています。
また、今までは各精算書を計算し経理処理を行っていましたが手間を省けるようになり、また売掛システムとの連動で売掛金を管理しやすくなりました。
